Как эффективно использовать электронную почту

Последние 5 лет моим основным рабочим инструментом является электронная почта. Я получаю более сотни писем в день и отправляю три-четыре десятка. И я, естественно, выработал для себя несколько простых приемов работы с почтой, позволяющих нормально работать при большом потоке корреспонденции и использовать email как эффективный инструмент планирования работы и контроля исполнения.

Эти способы настолько очевидны, что я считал их самом собой разумеющимися, пока не выяснил, что многие очень грамотные и достойные люди их не используют - они не то чтобы не знают об этих возможностях, но просто не дают себе труда задуматься.

И после того, как я самолично настроил почту нескольким весьма продвинутым и специализирующимся на информационных технологиях знакомым, и получил массу благодарностей, я решил поделиться своим опытом с широкой общественностью.

Итак - предлагаемая техника работы с почтой нужна, для того, чтобы:

• повысить эффективность своего рабочего времени
• казаться своим корреспондентам человеком корректным и обязательным
• всегда знать - на какие письма я уже ответил, а на какие - нет.
• никогда не терять входящую корреспонденцию

Такая техника просто необходима при большем потоке корреспонденции, но достаточно полезна и при среднем.

Работу с почтой я предлагаю строить на нескольких простых принципах:

1. Используйте папку Inbox (Входящие) как контрольный лист - т.е. оставляйте в нем только неотработанные письма.
2. Храните почту в папках, соответствующим вашим проектам. Завести папку - это дело 10 секунд....
3. Не удаляйте почту (кроме явного спама). Никогда не знаешь, что тебе пригодится завтра. Иногда и спам пригождается - у меня даже есть отдельная папочка для заинтересовавшего меня спама.
4. Разделяйте процедуры первичного разбора почты и текущую работу.

Итак - какие бывают письма? Грубо их можно разделить на 4 категории:
a) письма, требующие какой-то реакции,
б) письма, которые нужно прочитать и принять к сведению,
в) письма, которые в общем-то можно не читать, если времени нет.
г) письма явно ненужные, которые даже читать не хочется.

Письма также бывают личные, адресованные лично вам неким знакомым или полузнакомым человеком, и рассылки.

Еmail - правила хорошего тона требуют ответа на все личные письма в течение не более чем суток. Если за сутки вы не сможете отработать письмо, напишите что-то типа "Спасибо, ваше письмо я получил, обязательно отвечу вам позже."

Особо продвинутые пользователи настраивают себе функцию автоматического ответа - т.е. почтовая программа отвечает вам сама. Но это

• требует специальной поддержки от вашего почтового сервера
• должно включаться только на период вашего отсутствия, когда вы действительно не можете ответить.

Потому что некоторые доводят эту идею до абсурда и посылают автоответы ВСЕГДА. Это выглядит как издевательство и напрочь отбивает желание писать этим людям. Лично я автоответами не пользуюсь, и в общем, не рекомендую это делать, если только ваша работа не связана с частыми командировками.

Рассылки, особенно интенсивные, где приходит по несколько писем в день, лучше вообще не пускать в свой Inbox, и сразу перенаправлять в отведенные для них папки. Это можно сделать с помощью так называемых Rules (Правил), поддерживаемых практически всеми современными мэйлерами (программами работы с почтой). Об этом мы подробнее поговорим ниже

РАЗБОР ПОЧТЫ

Разбор почты имеет смысл производить сразу после приема почты. Задача разбора - оставить как можно меньше писем во входящем ящике, чтобы потом с ними работать содержательно.

1. Бегло проглядите очередное письмо. Отнесите его к одной из категорий а) - г)

2. Если письмо относится к категории г) (явно ненужное) - сразу удаляйте его.

3. Если письмо относится к категории в) (можно не читать) - переложите его в соответствующую папку, если у вас возникло желание прочитать его когда - либо потом, или удаляйте. Если информация, представленная в письме, дублируется где-то (например, это информационная рассылка) - смело удаляйте. Перед удалением/перекладыванием, может быть, перешлите его кому-то, если людям это тоже может быть интересно. Перекладывание из Inbox-а в папку во всех современных мэйлерах проще всего делать перетаскиванием (drug & drop).

По поводу папок - если подходящей папки не находится - немедленно заведите ее! Благо, это дело 10 секунд. Про систему папок мы чуть подробнее поговорим ниже.

4. Если письмо относится к категории б) (желательно прочесть) - прочитайте его, если оно небольшое, или у вас есть время. По прочтению - переложите в соответствующую папку или удаляйте, если эта информация есть еще где-то. Если это было личное письмо - ответьте его адресату - типа "Спасибо, очень интересно". Может быть, перешлите его кому-то, если людям это тоже может быть интересно. Если времени у вас нет - оставьте его во Входящих.

5. Письма категории а) (требующие реакции) поговорим чуть дальше. При первичном разборе почты их проще просто не трогать, и оставлять во Входящих.

Почему мы не рекомендуем заводить отдельную папку для писем, требующих реакции? Да просто потому, что Inbox у нас всегда перед глазами, и то, что там лежит, служит нам напоминанием, а иногда - и молчаливым укором.

ТЕКУЩАЯ РАБОТА

Наша повседневная деятельность состоит из собственно деланья чего-либо - писания текстов и программ, телефонных звонков, встреч и др., и отражения этого в электронной почте. Мы естественно, будем говорить только о последнем. Почта выполняет три функции

• позволяет непосредственно делать те дела, которые сводятся к написанию писем
• позволяет фиксировать результаты выполнения дел
• позволяет отслеживать состояние дел и напоминать о еще не сделанных.

При рекомендуемом мной подходе текущая работа имеет простую и понятную цель - опустошить Inbox (естественно, не удалив все, что там есть, а сделав и прочитав все, что нужно).

Фиксируйте результаты выполнения дел

Простейшая ситуация - если дело заключается в том, что на письмо нужно ответить. Вы пишите ответ, и убираете письмо из "Входящих" в соответствующую папку.

Но тут есть небольшой нюанс. Все дела можно поделить на два типа - те, в которых мы ведомые, и ведущие. Если вы ведомый, и делает некое дело в режиме реагирования на внешний запрос (вам задали вопрос, вы ответили и забыли об этом, или вам поручили что-то сделать. вы сделали и забыли), то завершением дела действительно можно считать ответ на письмо, и с чистой совестью убирать исходное письмо его с глаз долой.

Если дело находится под вашим контролем, то часто его можно считать завершенным только после получения ответа или серии ответов от ваших корреспондентов. В этом случае исходное письмо есть смысл оставлять в ящике, даже если никаких конкретных действий в соответствии с ним вам сейчас совершать не надо - оно будет служит напоминанием - что вы ждете чего-то от кого-то...

Периодически просматривайте "Входящие"

Завершив очередное дело, загляните в свой почтовый ящик, и подумайте - что делать следующим. Может быть, отвлекитесь и прочитайте какое-либо давно отложенное письмо размером на три страницы... Все же одной записью во "Входящих" станет меньше.

Делать в первую очередь имеет смысл самые простые и быстрые дела - скажем, просто ответить на те письма, где очевидно - что и как нужно отвечать. Я лично такие письма часто отрабатываю просто в процессе разбора почты. Или "пихните" какое-либо застрявшее дело, находящееся у вас на контроле, по которому давно не было движения. И только если таких мелких дел нет, беритесь за что-то большее...

Посылайте себе напоминания

Имеет смысл писать самому себе письма с напоминаниями - что и когда нужно сделать. Они при этом попадают в общую структуру контроля исполнения и обрабатываются на общих основаниях, что сильно экономит внимание.

ПАПКИ

Папки обычно создаются правой кнопки мыши на дереве папок - на Inbox (Входящие), если вы создает папку верхнего уровня, или на соответствующей папке, если вы хотите создать вложенную папку, и выбором там пункта меню "New folder" ("Новая папка").

Система папок, естественно, определяется структурой вашей деятельности. Но пару папок я советую завести независимо от нее:

• папку Личное для переписки, не имеющей отношения к работе
• папку Прочее для тех направлений деятельности, которые не удостоились отдельных папок по причине малой интенсивности переписки, но куда-то письма по их поводу складывать надо.

Если какой-то проект актуализируется, для него нужно будет создать отдельную папку и перетащить из "Прочее" письма по его поводу.

ПРАВИЛА И ФИЛЬТРАЦИЯ РАССЫЛОК

Для автоматического раскладывания писем по папкам имеет смысл применять аппарат правил (Rules). Скажем, в Outlook express - это пункт меню Tools/Message rules (Инструменты/Правила для сообщений).

Каждое правило состоит из двух частей:

• по какому признаку отобрать письмо
• что с ним сделать.
  Интерфейс создания и редактирования правил настолько прост, что вы можете смело идти туда и пробовать создавать свои правила.
  Рассылки, как известно, бывают двух типов:
• списки рассылки, в которые пишут конкретные персоналии на некий общий адрес
• информационные рассылки, где письмо отправляется с известного адреса либо на личный адрес получателя, либо на некий общий, ничего не значащий адрес.

Эти два случая нужно фильтровать по разному.
Для списков рассылки правило выглядит как:
Отобрать письма, у которого в поле To или CC стоит <адрес листа рассылки> и переместить в <указанную папку>.

Для информационных рассылок:
Отобрать письма, у которого в поле From стоит <обратный адрес рассылки> и переместить в <указанную папку>.

С помощью подобных правил я отсекаю примерно 60 из 100 приходящих мне в день писем, и читаю рассылки только когда до них доходят руки.

ИСХОДЯЩИЕ

Все отправленные вами письма обязательно должны сохраняться! Как правило, это так и происходит. Но хорошего способа структурировать их я еще не придумал, поэтому те письма, которые содержат ценные тексты, я предпочитаю дополнительно сохранять как файлы в соответствующих папках с документами.

КАК НАЧАТЬ НОВУЮ ЖИЗНЬ

Изменению способа работы как правило, препятствует текущая замусоренность "Входящих". Здесь мы попробуем описать - как с наименьшими потерями перейти от старого к новому прогрессивному способу работы.

1. Создайте правила и папки для тех рассылок, которые вы получаете.

2. Примените эти правила для разбора текущего Inbox-a. В интерфейсе правил есть кнопочка "Apply now" (Применить сейчас), которая применяет отмеченное правило ко всем письмам в Inbox-е - в нашем случае переложит все письма из рассылок в указанные папки.

3. Идите по своему Inbox-у сверху вниз (в обратном хронологическом порядке), и все письма, которое уже обработаны, раскладывайте по папкам (создавая по ходу дела сами папки). Письма неотработанные или отработанные не до конца оставляйте во "Входящих".

4. Когда вам это надоест, или вы доберетесь до таких древних времен, где вероятность встретить что-то актуальное уже мала, создайте папку "Old mail", и отметив все оставшиеся письма (Ctrl+Shift+End), перетащите их из "Входящих" в эту самую папку.

Всеь этот процесс занимает обычно от 10 минут до получаса.

Занятые люди вообще, как правила, ленятся заниматься своим персональным инструментарием. Но все-таки попробуйте найти полчаса времени и применить описанные мной приемы - честное слово, не пожалеете!