|
Предлагаемая Вашему вниманию система RatOffice 1.0 пред-
назначена для автоматизации документооборота в средних и круп-
ных организациях типа администраций, промышленых предприятий и
др, имеющих разветвленную структуру управления и обширный внут-
рений документооборот. Особо целесообразно может быть внедрение
данной системы в терреториально распределенных организациях и
структурах. Система решает следующие задачи: - перевод максимально возможной части внутренего документооборота
в безбумажную форму, - поддержку архива документов
- предупредительный контроль и контроль исполнения
- регистрацию приходящих извне "бумажных" документов
- "прозрачное" взаимодействие с терреториально удаленными
подразделенями средствами электронной почты
Кроме того, она допускает легкую интеграцию с любыми другими
специализированными системами, установлеными на рабочих местах. Система может быть использована: - на одиночном компьютере (в сочетании с электронной почтой)
- в локальной сети
- на многопользовательской UNIX-станции
Глоссарий Ниже описана система понятий, на которой основана работа
системы. ОРГАНИЗАЦИЯ
Совокупность СОТРУДНИКОВ, обменивающихся какими-либо доку-
ментами и сообщениями, и пользующихся для этого оффисной систе-
мой. ВНЕШНИЙ МИР
Не входящие в ОРГАНИЗАЦИЮ отправители и получатели сообще-
ний. Представителем ВНЕШНЕГО МИРА в организации является КАНЦЕ-
ЛЯРИЯ. СОТРУДНИК
Субъект документооборота. Имеет персональное РАБОЧЕЕ МЕСТО
в системе, системное имя, и возможно, пароль. Сотрудники вза-
имодействуют друг с другом, обмениваясь СООБЩЕНИЯМИ. Для сот-
рудников определено отношение подчинености - у каждого сотруд-
ника может быть начальник, но только один. (Вассал моего васса-
ла - не мой вассал) СЕГМЕНТ
Это единственное понятие, оперделяемое не логической
структурой организации, а конфигурацией технических средств.
Сегментом называется совокупность компьютеров, способных непос-
редственно взаимодействовать с одной базой сообщений.
Сегментом может быть одна или несколько связаных on-line
линиями локальных сетей или многопользовательских станций, или
даже индивидуальный ни с чем не связанный компьютер.
Сегмент должен иметь уникальное среди всех сегментов дан-
ной организации имя, и имя каждого сотрудника должно быть уни-
кально в пределах сегмента. СООБЩЕНИЕ
То, чем обмениваются сотрудники. Это могут быть как офици-
альные документы (письма, распоряжения, обращения и др.) так и
просто записки типа "Николай Иванович, зайди завтра, поговорить
надо". Содержание сообщения абсолютно безразлично для системы,
так же как и его название (Указ, Обращение, Распоряжение и
др.). Для системы важен ТИП документа (см. ниже). Любое сообщение имеет АДРЕСАТА и ОТПРАВИТЕЛЯ. Сообщение
может быть отправлено сразу нескольким адресатам (по СПИСКУ
РАССЫЛКИ), но это будут уже разные сообщения. ОТПРАВИТЕЛЕМ
является владелец того РАБОЧЕГО МЕСТА, откуда посылается сообщение,
или ВНЕШНИЙ МИР (через КАНЦЕЛЯРИЮ).
Адресатом может быть сотрудник,имеющий рабочее место в данном или
другом сегменте организации. Каждое сообщение может быть послано "на основании" другого
сообщения, и в свою очередь, иметь "производные" от него сооб-
щения. Например, ответ посылается "на основании" вопроса, резо-
люция накладывается "на основании" приказа и др. Сообщение, которое имеет срок исполнения, получает тип
Приказа, и берется системой на контроль. Приказы могут посылаться
только непосредственным подчиненным. Если сообщение имеет развернутый текст, не помещающийся в
отведенное для содержания поле, и/или подготовленный заранее в
текстовом редакторе, то в сообщение может быть включена поддер-
живаемая системой ссылка на файл с содержанием. РАБОЧЕЕ МЕСТО Совокупность сообщений, имеющих отношение к СОТРУДНИКУ,
владельцу рабочего места. Привязка рабочих мест к компьютерам
отсутствует - на любое рабочее место можно войти с любого компь-
ютера СЕГМЕНТА, но только зная имя и пароль сотрудника.
Сообщения, доступные с рабочего места, делятся на ПАПКИ. На
рабочем месте сотрудника имеются следующие папки: ВХОДЯЩИЕ - адресованые данному сотруднику, но еще не про-
читанные им.
ИСХОДЯЩИЕ - отправленные данным сотрудником,но не прочитан-
ные адресатом
В РАБОТЕ - адресованные данному сотруднику, прочитанные,но
не исполненные им
НА КОНТРОЛЕ - отправленные данным сотрудником, прочитанные
но не исполненные адресатом.
АРХИВ ВХОДЯЩИХ - все сообщения, когда-либо приходившие
данному сотруднику,кроме явно удаленных из архива.
АРХИВ ИСХОДЯЩИХ - все сообщения, когда-либо отправлявшиеся
данным сотрудником,кроме явно удаленных из архива. С рабочего места можно просматривать эти и связанные с ними
сообщения, и отправлять новые сообщения. КАНЦЕЛЯРИЯ Специальное рабочее место, через которое в систему вводят-
ся документы, пришедшие из внешнего мира (регистрация), и от-
правляются сообщения во внешний мир. Кроме этого, через канце-
лярию проходят все сообщения в/из других сегментов.
Канцелярия же выполняет распечатку бумажных копий, и обра-
ботку писем с ошибочными адресами. Типы документов и циклы их обработки В данной версии системы существует 4 ТИПА документов, отличающихся
своим "поведением" и жизненым циклом. Наиболее простым типом является
Сообщение. Сообщение попадает во входящие адресата, и находится там до тех
пор, пока адресат не ознакомится с ним (т.е. не нажмет функциональную
клавишу "Прочитать"). При прочении он может наложить резолюцию - т.е.
послать короткое сообщение отправителю. После прочтения Сообщение
уходит из входящих адресата и исходящих отправителя, и попадает в архивы. Если была наложена резолюция, она попадет во входящие отправителя.
Резолюция - специальный тип сообщения, отличающийся тем, что при ознакомлении
с ним невозможно наложить еще одну резолюцию. Сообщение, находящееся в ИСХОДЯЩИХ, можно снять или изменить
(т.е. снять и отправить другое). Таким образом, Сообщения и Резолюции могут принимать следующие
состояния: СНЯТО - сообщение снято отправителем
ОТПРАВЛЕНО - сообщение отправлено, но еще не
прочитано адресатом
РАССМОТРЕНО - прочитано адресатом. Как говорилось выше, сообщения, для которых указан срок исполнения,
получают системный тип Приказ. Для приказов адресата удобно называть
исполнителем, а отправителя - издателем.
Для приказов, кроме указаных выше состояний, добавляется
еще два:
ИСПОЛНЕНО - исполнитель рапортовал о том, что приказ
исполнен (не более того!!!).
УТВЕРЖДЕНО - исполнение подтверждено издателем приказа. После прочтения приказа он переходит в папку НА КОНТРОЛЕ
издателя и В РАБОТЕ исполнителя, где и лежит до исполнения,
снятия или изменения. После того, как только приказ (с точки
зрения исполнителя) исполнен, исполнитель открывает свою папку
В РАБОТЕ, и рапортует об исполнении (нажимая клавишу "Испол-
нить").
При этом формируется сообщение типа Рапорт, которое отсылает-
ся издателю.
Исполненные, но не утвержденые приказы остаются в тех же
папках.
Получив рапорт (во входящих), издатель может этот рапорт
утвердить, может снять или изменить приказ. В любом случае этот
приказ заканчивает свой цикл в системе, а измененый приказ -
это уже новый приказ "на основании" (в данном случае "во изме-
нение") предыдущего.
Есть специальный тип приказов, называемых "Под ответствен-
ность исполнителя", которые не нуждаются в утверждении. Приказы ставятся системой на контроль. Это означает,
если приказ не исполнен, то за несколько дней до срока исполне-
ния система пошлет исполнителю напоминание, а по истечении сро-
ка будет каждый день посылать предупреждения исполнителю и кля-
узы издателю приказа. ДЕМОНСТРАЦИОННАЯ ВЕРСИЯ
СИСТЕМЫ ПОДДЕРЖКИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
RATOFFICE Руководство по эксплуатации. Ростов-на-Дону
1994 АННОТАЦИЯ. Представленная система документооборота выполняет почтовые
функции (пересылка документов от адресата к адресату), контроль
исполнения документов и сервисные функции (печать форм, исполь-
зование внешнего редактора и т.д.). Для успешной работы с сис-
темой необходимо представлять ее идеологию и цикл жизни доку-
мента в системе. Поэтому, внимательно ознакомьтесь со следующим
разделом настоящего документа. УСТРОЙСТВО СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА. Документом в системе называется запись базы данных, содер-
жащая информацию о реальном ("бумажном") документе (в общем
случае "бумажного" документа может и не быть). Документы бывают
разных типов и принимают разные состояния. Доступ к документам
осуществляется через ПАПКИ, т.е. "места" где эти документы "ле-
жат". Папка в которой лежит документ определяется типом доку-
мента и его состоянием. Для всех рабочих мест (кроме канцеля-
рии, которая будет рассмотрена отдельно) есть общий набор па-
пок, а именно:
ВХОДЯЩИЕ. В этой папке лежат непрочитанные документы.
ИСХОДЯЩИЕ. В этой папке лежат отправленные, но не прочи-
танные получателем документы.
В РАБОТЕ. В этой папке лежат прочитанные, но не исполнен-
ные приказы.
НА КОНТРОЛЕ. В этой папке лежат приказы отправленные под-
чиненным, но еще не исполненные ими, если приказы изданы
не под ответственность исполнителю.
АРХИВ ВХОДЯЩИХ. В эту папку попадают все входящие докумен-
ты после их отработки (прочтения, исполнения и т.д.).
АРХИВ ИСХОДЯЩИХ. В эту папку попадают все отправленные до-
кументы. Заметим, что система отслеживает взаимосвязь документов.
Это значит, что один документ можно издать на основании друго-
го. В большинстве случаев така взаимосвязь поддерживается авто-
матически (например, рапорт об исполнении издается на основании
исполняемого приказа). Если документ издан на основании другого
в карточке текущего документа указано это основание. Из любого
документа можно посмотреть документ на основании которого он
издан и все документы, изданные на основании текущего.
Важным является то, что документы никогда не удаляются из
базы физически (т.е. это может сделать только системный адми-
нистратор). Снятие документа или удаление из архива означает
только логическое удаление документа из соответствующей папки.
Изменение документа означает его снятие и издание нового
документа на основании текущего. Типы документов В настоящее время в системе реализованы следующе типы до-
кументов: - Сообщения;
- Приказы;
- Резолюции;
- Рапорты.
- 2 -
Опишем жизненный цикл каждого типа документа и состояния
принимаемые документом. СООБЩЕНИЯ это документы которые могут быть изданы как сами
по себе, так и на основании другого документа. Сообщения не
требуют исполнения. Сообщения отправляются отправителем, чита-
ются получателем с резолюцией и попадают в архив. На основании
сообщения можно издать документ.
ПРИКАЗЫ это документы которые могут быть изданы как сами
по себе, так и на основании другого документа и требуют испол-
нения к определенной дате. После прочтения приказа получателем
(читается с резолюцией) приказ попадает в папку "В работе" по-
лучателя и, если приказ издан не под ответственность исполните-
ля, в папку "На контроле" исполнителя.
Когда до срока исполнения еще неисполненного приказа оста-
ется меньше указанного в конфигурации периода тревоги (в днях)
система раз в сутки посылает исполнителю предупреждения с ука-
занием оставшегося до срока исполнения приказа количества дней
и со ссылкой на этот приказ. Когда срок исполнения еще неиспол-
ненного приказа минует система раз в сутки посылает исполнити-
лелю и, если приказ издан не под ответственность исполнителя,
издателю сообщения о срыве сроков исполнителем со ссылкой на
приказ.
Когда исполнитель отмечает исполнение приказа (с резолюци-
ей) приказ изданный под ответственность исполнителя снимается с
конторля и попадает в соответствующие архивы. Если приказ издан
не под ответственность исполнителя, то при отметке его исполне-
ния издателю отправляется рапорт содержащий резолюцию исполни-
теля. Издатель может утвердить рапорт и, тогда, приказ снимает-
ся с конторля с признаком "утверждено" и попадает в соответ-
ствующие архивы. Издатель может изменить приказ, что эквивален-
тно снятию текущего приказа и изданию нового на того же испол-
нителя. Наконец, издатель может прсто снять приказ и, тогда,
приказ снимается с конторля с признаком "снято" и попадает в
соответствующие архивы. В текущий приказ в любом случае дописы-
вается резолюция издателя наложенная на рапорт.
РЕЗОЛЮЦИИ это документы которые генерируются автоматически
при обработке сообщений, приказов и рапортов. В остальном они
полностью аналогичны сообщениям за исключением того, что сами
резолюции, разумеется, читаются без резолюций.
РАПОРТЫ это документы которые генерируются автоматически
при обработке приказов. В отличие от других документов, вместо
простого прочтения рапорты требуют реакции (утвердить, изме-
нить, отменить). На рапорты всегда налагается резолюция. Домены и междоменная связь. Предполагается, что система документооборота может рабо-
тать в нескольких организациях, обменивающихся документами. Для
поддержки такой работы в систему встроена возможность обмена
документами через E-mail (электронная почта) или с использова-
нием магнитных носителей. Это означает, что система может фун-
кционировать как распределенная база данных в глобальной сети.
Внутри одной организации система функционирует в локальной сети
и пользуется единственным экземпляром базы документов "лежащим"
на сервере. Такая локальная сеть называется доменом глобальной
сети. Каждый домен имеет свою базу документов и свой список ад-
ресов. Адрес идентифицируется именем домена и именем адреса внутри домена.
Для идентификации документов служат внутренний и внешний
номера. Внутренний номер идентифицирует документ в пределах до-
мена и уникален в этих пределах. Внешний номер обеспечивает
идентификацию документа за пределами домена и уникален для всех
доменов (это просто конкатенация имени домена и внутреннего но-
мера). Таким образом обеспечивается глобальная идентификация
документов, выходящих за пределы домена. Понятно, что внешний
адрес нужен только документам выходящим за пределы домена и их
непосредственным предкам (т.е. тех на основании которых). По-
этому, внешние номера назначаются канцелярией когда документы
отсылаются вовне. Отсылаемые вовне документы ссылаются на своих
предков по внешнему номеру, что обеспечивает взаимосвязь доку-
ментов безотносительно к домену. Адреса и списки рассылки. Доступ к документам осуществляется через рабочие места.
Для локальной сети под DOS вход на разные рабочие места можно
осуществлять с разных станций сети. Для версии работающей под
UNIX разные рабочие места соответствуют разным пользователям и
вход на них осуществляется с разных терминальных линий. Пред-
ставленная демо-версия не содержит средств назначения сетевым
станциям или пользователям рабочих мест (чтобы не затруднять
инсталляцию) и переход на рабочее место осуществляется через
меню.
Каждое рабочее место в системе имеет свой уникальный ад-
рес. Адрес включает в себя имя домена, название рабочего места,
пароль для входа рабочего места в систему и некоторую дополни-
тельную информацию. Адреса могут объединяться в списки рассыл-
ки. Документ посланный по списку рассылки размножится и попадет
на каждый адрес входящий в этот список. Один адрес может вхо-
дить в несколько разных списков рассылки. Заметим, что список
рассылки тоже имеет имя и появляется в списке адресатов. Кроме
того каждое рабочее место может иметь свои персонифицированные
списки рассылки недоступные другим рабочим местам.
Адрес содержит ссылку на вышестоящий адрес, т.е. реализо-
вано отношение "рабочее место начальника --- рабочее место под-
чиненного" и начальник может отдавать приказы только своим под-
чиненным. В системе использован древний принцип "вассал моего
вассала не мой вассал". Это значит, что некто может командовать
только своими непосредственными подчиненными, но не их подчи-
ненными.
Адреса бывают внутренние и внешние. Внутренние - это адре-
са рабочих мест в пределах домена сети, т.е. рабочих мест кото-
рые могут общаться с системой непосредственно. Внешние - это
адреса за пределами домена. Обработка документов полученных или
отправленных по этим адресам происходит через канцелярию. Имя
внешнего адреса может не совпадать с его именем в "своем" доме-
не.
Представленная демо-версия не содержит средств созда-
ния/удаления адресов и рабочик мест и работает с жесткой мо-
делью гипотетической организации. РАБОЧЕЕ МЕСТО СОТРУДНИКА. Главное место сотрудника представляет собой форму специ- ального вида. Она содержит поля-кнопки которые аналогичны пун-
ктам меню, т.е. чтобы выполнить нужное действие надо стать на
соответствующее поле и нажать 'Enter'. Кроме того в форме пред-
ставлена информация о количестве разных документов "лежащих" у
сотрудника.
Кроме действий вызываемых полями-кнопками которые описаны
ниже в форме можно выполнить пересчет итогов нажав 'Shift-F9' и
слежение нажав 'F9'. Слежение означает, что итоги будут перес-
читываться автоматически раз в три секунды. Таким образом ра-
зослав исходящую корреспонденцию и обработав входящую сотрудник
должен перейти в режим слежения и время от времени поглядывать
на количество входящих документов, чтобы узнать не пришло ли
ему что-нибудь.
Операции, которые можно производить с документом, зависят
от типа документа и от папки, в которой он лежит. Однако есть
ряд общих операций, которые можно производить с любым докумен-
том в любой папке, как то:
НА ОСНОВАНИИ. Нажмите 'F10', чтобы просмотреть документ на
основании которого издан текущий. Для возврата к текущему доку-
менту нажмите 'Esc'.
ПРОИЗВОДНЫЕ. Нажмите 'Shift-F10', чтобы просмотреть доку-
менты изданные на основании текущего. Документы (если такие
имеются) будут представлены в виде таблицы. Для просмотра доку-
мента выберите его в таблице и нажмите 'Enter'. Для возврата в
таблицу нажмите 'Esc', для возврата из таблицы в текущий доку-
мент опять же 'Esc'.
РЕДАКТИРОВАНИЕ ФАЙЛА СОДЕРЖАНИЯ. Полный текст документа со
всеми красивостями можно хранить в файле и редактировать его
каким нибудь текстовым редактором. Команду вызова редактора
нужно указать в конфигурации. Имя файла указывается в поле со-
держания документа следующим образом '>имя_файла'. Пробел между
символом '>' и именем файла недопустим. Имя файла должно завер-
шать содержание документа (после него ничего быть не должно, а
до него - все, что угодно). Естественно, нельзя использовать в
тексте содержания символ '>'. Так вот, если в тексте содержания
есть имя файла, нажмите 'Shift-F9' и редактируйте на здоровье.
После выхода из редактора Вы вернетесь к просмотру документа.
ПЕЧАТЬ КАРТОЧКИ ДОКУМЕНТА. Нажмите 'F9' для печати карточ-
ки документа в том виде, в котором он изображен на экране (ра-
зумеется, содержание напечатается полностью, а не одной стро-
кой). Перед печатью Вам будет предложено выбрать параметры пе-
чати. Для этого на экране появится форма подготовки печати. Эта
форма определяет куда и как печатать. В форме присутствуют спе-
циальные поля-кнопки "В никуда", "На принтер", "В новый файл" и
"Дописать файл". Эти кнопки определяют куда печатать. Чтобы
выбрать кнопку выберите ее клавишами стрелка вверх и стрелка
вниз и, когда нужная кнопка станет текущей (она будет выделена
цветом), нажмите 'Enter'. Действие выполнится сразу по нажатии
'Enter' на соответствующей кнопке. Если вывод производится в
файл его имя должно быть указано в поле "Файл". В нижней части
формы подготовки печати находятся поля определяющие режим печа-
ти. Поле "Правая граница" определяет ширину печати (часть стро-
ки выходящая за правую границу обрезается). Поле "Левая грани-
ца" определяет позицию начала печати (отступ от левого края
листа в знакоместах). Поля "Разбиение по страницам" и "Нумера-
ция страниц" принимают значения "Вкл" и "Выкл" и определяют со-
ответственно включение и выключение режимов разбиения по стра-
ницам и нумерации страниц. При включенном режиме разбиения по страницам при выводе на принтер система выдаст сообщение о дос-
тижении конца страницы и попросит вставить новый лист. При
включенном режиме нумерации страниц страницы будут нумероваться
начиная с 1-ой. Поле "Высота страницы" задает высоту страницы в
строках. Отправить сообщение. Отсюда отправляются новые документы. Учтите, что отправля-
емые отсюда документы не могут быть на основании какого либо
документа. Чтобы отправить документ на основании другого доку-
мента нужно найти документ на основании которого отправляется в
своих папках или архивах и отправить оттуда.
Для отправки сообщения нужно заполнить бланк сообщения.
Первое поле бланка определяет внешний тип документа. Нажмите
'F10' когда курсор находится в этом поле и выберите нужный тип.
Второе поле - это внешний номер документа. Если внутренний но-
мер (поле 'вх/номер' служит для идентификации документа внутри
локальной сети или в пределах одного домена глобальной сети, то
внешний номер служит для идентификации документа во всей гло-
бальной сети. Проще говоря внутренний номер уникален только в
пределах одной организации, но может совпадать с номером друго-
го документа в другой организации, а внешний номер уникален для
всех организаций. Из вышесказанного видно, что внешний номер
необходим только документам выходящим за пределы домена сети,
т.е. документам отсылемым наружу. Поэтому, при обработке в кан-
целярии всем отсылаемым документам и их предкам автоматически
присваиваются уникальные внешние номера. Однако, можно присво-
ить документу внешний номер вручную при его отправке (все же
лучше этого не делать). В третье поле бланка вводится адресат.
Для ввода адресата нажмите 'F10', выберите в меню нужный тип
адреса и выберите адресата из списка (адресатом может быть и
список рассылки). Можно выбрать несколько адресатов повторяя
описанные выше действия (адресаты будут добавляться в поле че-
рез знак '/') и, тогда, документ размножится и будет послан на
все указанные адреса. В поле 'Название' просто вводится назва-
ние документа, а в поле 'Содержание' - его содержание. Поле
'Содержание' - это длинное текстовое поле. Его можно распахнуть
в несколько строк нажав 'Shift-F4' когда курсор находится в
этом поле. Текст набираемый в поле скроллируется. Для сворачи-
вания поля обратно в одну строку нажмите 'Esc'. Если отправля-
ется приказ должно быть заполнено поле 'Исполнить к' (это поле
типа Дата имеющее формат день-месяц-год) так как именно наличие
даты исполнения позволяет отличить приказы от других типов до-
кументов. Для приказов актуально поле 'Под ответственность ис-
полнителя'. Это принимает значения 'Да' и 'Нет'. Для перебора
значений используйте пробел или нажмите 'F10' и выберите нуж-
ное. Незаполненное поле соответствует значению 'Нет'.
После того как бланк заполнен нажмите 'F2' для отправки
сообщения. Если это приказ и какой-нибудь адресат не является
подчиненным будет выдано соответствующее предупреждение и этому
адресату приказ послан не будет. Если документ посылается нес-
кольким адресатам или используется список рассылки, документ
размножится в нужном количестве экземпляров каждый из которых
суть отдельный документ со своими номерами. Все отправленные
документы попадают в папку 'Исходящие'. Приказы изданные не под
ответственность исполнителя попадают еще и в папку 'На контро-
ле'. Чтобы отказаться от отправки документа нажмите 'Esc'. Вход под подчиненным. Выбрав эту кнопку можно попасть на рабочее место одного из
подчиненных (если таковые имеются). Подчиненный выбирается из
списка. Стоп, Вы рано радуетесь. Из рабочего места подчиненного
можно просматривать все папки этого рабочего места, но нельзя
выполнить содержательных действий с документами (как то: прочи-
тать, исполнить, снять и т.д.). Можно отправить сообщение, но
оно будет отправлено от Вашего настоящего имени.
Для возврата на свое рабочее место нажмите 'Esc'. Входящие. Это просмотр и обработка входящих документов. Чтобы пос-
мотреть документ нужно выбрать его в таблице и, нажав 'Enter',
провалиться в карточку. Обратите внимание, что карточки разных
типов документов отличаются. Более того, для разных типов доку-
ментов допустимы разные наборы действий. Итак, в карточках всех
документов кроме рапортов можно выполнить следующие действия
(рапорта рассмотрены ниже):
ПРОЧИТАТЬ. Нажмите 'F2', чтобы прочитать документ. Если
документ пришел не извне (т.е. не через канцелярию) будет пред-
ложено ввести резолюцию по прочтении. Введите резолюцию (если
очень не хочется - не вводите) и нажмите 'F2'. Текст резолюции
станет неотъемлимой частью прочитанного документа, а сама резо-
люция будет отправлена издателю документа как отдельное сообще-
ние. Учтите, что после прочтения документ исчезнет из папки
входящих. Он попадет в архив входящих, а если это приказ то еще
и в работу.
ОТПРАВИТЬ. Нажмите 'Alt-S', чтобы отправить новый документ
на основании текущего. Дальше все так же как и при простой от-
правке документа (см. выше).
ОТВЕТИТИЬ. Нажмите 'Alt-R', чтобы ответить издателю теку-
щего документа. Ответ будет отправлен на основании текущего до-
кумента. Ответ отправляется так же как и простой документ, но
адресат и тема проставляются автоматически (тему можно изме-
нить).
ПЕРЕСЛАТЬ. Нажмите 'Alt-M', чтобы переслать текущий доку-
мент кому либо. В результате будет сформирован новый документ
на основании текущего. Новый документ будет копией текущего.
Отправляется так же как и простой документ, но все поля кроме
адресата уже заполнены (впрчем, их можно изменить).
В карточке рапорта можно делать следующее:
ОТПРАВИТЬ. Нажмите 'Alt-S', чтобы отправить новый документ
на основании текущего. Дальше все так же как и при простой от-
правке документа (см. выше).
ОТВЕТИТИЬ. Нажмите 'Alt-R', чтобы ответить издателю теку-
щего документа. Ответ будет отправлен на основании текущего до-
кумента. Ответ отправляется так же как и простой документ, но
адресат и тема проставляются автоматически (тему можно изме-
нить).
УТВЕРДИТЬ РАПОРТ. Если приказ издан не под ответственность
исполнителя, его исполнение нуждается в утверждении. Только
после утверждения рапорта приказ считается окончательно испол-
ненным и снимается с контроля. Чтобы утвердить рапорт нажмите
'F2'. После этого будет предложено ввести резолюцию утвержденя. Введите резолюцию (если очень не хочется - не вводите) и нажми-
те 'F2'. Текст резолюции станет неотъемлимой частью исполняемо-
го приказа,сама резолюция будет отправлена рапортующему как от-
дельное сообщение, а приказ на основании которого издан рапорт
снимется с контроля. Учтите, что после утверждения рапорт ис-
чезнет из папки входящих. Он попадет в архив входящих.
ОТМЕНИТЬ ПРИКАЗ. Для отмены приказа нажмите 'F8'. После
этого будет предложено ввести причину отмены. Введите причину
(если очень не хочется - не вводите) и нажмите 'F2'. Текст при-
чины станет неотъемлимой частью приказа,сама причина в виде ре-
золюции будет отправлена рапортующему как отдельное сообщение,
а приказ на основании которого издан рапорт снимется с контро-
ля. Учтите, что после отмены рапорт исчезнет из папки входящих.
Он попадет в архив входящих.
ИЗМЕНИТЬ ПРИКАЗ. Если Вы хотите изменить приказ на основа-
нии которого издан рапорт (например, Вы не удовлетворены ре-
зультатами исполнения) нажмите 'F7'. После этого будет предло-
жено ввести причину изменения. Введите причину (если очень не
хочется - не вводите) и нажмите 'F2'. Текст причины станет не-
отъемлимой частью приказа, а сам приказ снимется с контроля. К
отправке будет предложена первозданная копия приказа (без резо-
люций). Внесите изменения и нажмите 'F2' для отправки. Новы
приказ будет издан на основании старого снятого. После измене-
ния рапорт исчезнет из входящих и попадет в архив. Выход из папки в рабочее место - 'Esc'. Исходящие. Это просмотр и обработка исходящих документов. Чтобы пос-
мотреть документ нужно выбрать его в таблице и, нажав 'Enter',
провалиться в карточку. Обратите внимание, что карточки разных
типов документов отличаются. В карточке можно выполнить следу-
ющие действия:
ОТПРАВИТЬ. Нажмите 'Alt-S', чтобы отправить новый документ
на основании текущего. Дальше все так же как и при простой от-
правке документа (см. выше).
СНЯТЬ. Пока документ лежит в исходящих (т.е. пока его ник-
то не прочитал) его можно снять. Для этого нажмите 'F8'. Снятый
документ тем не менее останется в архиве исходящих.
ИЗМЕНИТЬ. Пока документ лежит в исходящих его можно изме-
нить. Изменение означает снятие текущего документа и издание на
его основании нового. Для изменения документа нажмите 'F7',
после чего к отправке будет предложена копия текущего докумен-
та. Внесите изменения и отправьте нажав 'F2'. Как старый снятый
документ так и новый отправленный попадут в архив исходящих. Выход из папки в рабочее место - 'Esc'. В работе. В этой папке лежат прочитанные приказы нуждающиеся в ис-
полнении. Чтобы посмотреть приказ нужно выбрать его в таблице
и, нажав 'Enter', провалиться в карточку. В карточке можно вы-
полнить следующие действия:
ИСПОЛНИТЬ. Нажмите 'F2', чтобы зафиксировать исполнение
приказа. Вам будет предложено ввести рапорт об исполнении. Вве-
дите его и нажмите 'F2'. Текст рапорта станет неотъемлимой частью приказа, а сам рапорт будет отправлен издателю приказа
как отдельное сообщение. Если приказ издан под ответственность
исполнителя, исполнение немедленно автоматически утверждается и
приказ изчезает из папки "В работе". Если приказ издан не под
ответственность исполнителя, исполнение должно быть утверждено
издателем приказа. Пока исполнение не утверждено приказ остает-
ся в работе.
ОТПРАВИТЬ. Нажмите 'Alt-S', чтобы отправить новый документ
на основании текущего приказа. Дальше все так же как и при
простой отправке документа (см. выше).
ОТВЕТИТИЬ. Нажмите 'Alt-R', чтобы ответить издателю теку-
щего приказа. Ответ будет отправлен на основании текущего при-
каза. Ответ отправляется так же как и простой документ, но ад-
ресат и тема проставляются автоматически (тему можно изменить).
ПЕРЕСЛАТЬ. Нажмите 'Alt-M', чтобы переслать текущий приказ
кому либо из подчиненных. В результате будет сформирован новый
приказ на основании текущего. Новый приказ будет копией текуще-
го. Отправляется так же как и простой документ, но все поля
кроме адресата уже заполнены (впрчем, их можно изменить). Выход из папки в рабочее место - 'Esc'. На контроле. В этой папке лежат приказы изданные Вами не под ответ-
ственность исполнителя. Чтобы посмотреть приказ нужно выбрать
его в таблице и, нажав 'Enter', провалиться в карточку. В кар-
точке можно выполнить следующие действия:
ИЗМЕНИТЬ. Если Вы хотите изменить приказ нажмите 'F7'.
После этого приказ снимется с контроля с резолюцией "Снято от-
правителем", а к отправке будет предложена первозданная копия
приказа (без резолюций). Внесите изменения и нажмите 'F2' для
отправки. Новы приказ будет издан на основании старого снятого.
ОТМЕНИТЬ. Для отмены приказа нажмите 'F8'. После этого
приказ снимется с контроля с резолюцией "Снято отправителем". Выход из папки в рабочее место - 'Esc'. Архив входящих и Архив исходящих. В этих папках лежат все полученные или отправленные доку-
менты. Чтобы посмотреть документ нужно выбрать его в таблице и,
нажав 'Enter', провалиться в карточку. В карточке можно выпол-
нить следующие действия:
ОТПРАВИТЬ. Нажмите 'Alt-S', чтобы отправить новый документ
на основании текущего. Дальше все так же как и при простой от-
правке документа (см. выше).
УБРАТЬ. Просто нажмите 'F8', чтобы убрать документ из ар-
хива. Заметим, что документ на самом деле не исчезает из базы.
Например, его можно будет увидеть используя функции "На основа-
нии" и "Производные" если он по ним доступен. Однако вернуть
документ в архив может только системный администратор. Выход из папки в рабочее место - 'Esc'. КАНЦЕЛЯРИЯ Канцелярия обеспечивает связь с внешним миром и междомен-
ный обмен. Рабочее место канцелярии представляет собой форму,
похожую на рабочее место сотрудника. Ниже описаны поля-кнопки
этой формы. Регистрация. Здесь регистрируются документы, пришедшие извне не в режи-
ме автоматической рассылки. Именно отсюда такие документы попа-
дают в ситему документооборота. Регистрация документа полностью
аналогична отправке документа с рабочего места сотрудника, но
дата издания документа ставится вручную. Поскольку через канце-
лярию может быть передан приказ любому исполнителю, но, в то же
время канцелярия не имеет подчиненных, все регистрируемые при-
казы издаются под ответственность исполнителя и попадают на
контроль канцелярии (это неверно для приказов приходящих в ре-
жиме автоматической междоменной связи). Входящие. Это папка в которую помещаются документы посланные наружу
(за пределы домена). Чтобы посмотреть документ нужно выбрать
его в таблице и, нажав 'Enter', провалиться в карточку. Обрати-
те внимание, что карточки разных типов документов отличаются.
Единственной специфической операцией для этой папки является
операция ПРОЧИТАТЬ В КАНЦЕЛЯРИИ. Это операция должна быть вы-
полнена ДО отправки документа. Чтобы прочитать документ нажмите
'F2', после чего появится форма обработки входящих канцелярии.
В поле "Номер" указывается внешний номер присвоенный документу.
Его можно изменить, но, если Вы не уверенны в своей правоте,
лучше этого не делать, пусть система сама разбирается, она это
умеет. Если Вы хотите напечатать карточку документа укажите
"Да" в поле "Печатать документ ?" (для изменения значения поля,
а их всего два - 'Да' и 'Нет', нажимайте пробел). Если Вы хоти-
те поместить документ в архив входящих канцелярии укажите "Да"
в поле "Поместить документ в архив входящих канцелярии ?" (для
изменения значения поля, а их всего два - 'Да' и 'Нет', нажи-
майте пробел). Остальные поля относятся к автоматической междо-
менной связи, которая не поддерживается демо-версией и, поэто-
му, не будем на них отвлекаться. После заполнения формы нажмите
'F2', и документ исчезнет из папки. При этом будут выполнены
все заказанные действия. Выход из папки в рабочее место - 'Esc'. Исходящие. В эту папку попадают документы пришедшие извне (аналог
папки 'Входящие' рабочего места сотрудника), в том числе и за-
регистрированные в режиме регистрации. Чтобы посмотреть доку-
мент нужно выбрать его в таблице и, нажав 'Enter', провалиться
в карточку. Обратите внимание, что карточки разных типов доку-
ментов отличаются. В карточке возможны следующие действия:
ОТПРАВИТЬ. Нажмите 'Alt-S', чтобы отправить новый документ
на основании текущего. Дальше все так же как и при простой от-
правке документа (см. выше). СНЯТЬ. Пока документ лежит в исходящих (т.е. пока его ник-
то не прочитал) его можно снять. Для этого нажмите 'F8'. Снятый
документ тем не менее останется в архиве исходящих.
ИЗМЕНИТЬ. Пока документ лежит в исходящих его можно изме-
нить. Изменение означает снятие текущего документа и издание на
его основании нового. Для изменения документа нажмите 'F7',
после чего к отправке будет предложена копия текущего докумен-
та. Внесите изменения и отправьте нажав 'F2'. Как старый снятый
документ так и новый отправленный попадут в архив исходящих. Выход из папки в рабочее место - 'Esc'. Архив входящих и Архив исходящих. В этих папках лежат все полученные извне или отправленные
вовне документы. Чтобы посмотреть документ нужно выбрать его в
таблице и, нажав 'Enter', провалиться в карточку. В карточке
можно выполнить следующие действия:
ОТПРАВИТЬ. Нажмите 'Alt-S', чтобы отправить новый документ
на основании текущего. Дальше все так же как и при простой от-
правке документа (см. выше).
УБРАТЬ. Просто нажмите 'F8', чтобы убрать документ из ар-
хива. Заметим, что документ на самом деле не исчезает из базы.
Например, его можно будет увидеть используя функции "На основа-
нии" и "Производные" если он по ним доступен. Однако вернуть
документ в архив может только системный администратор. Выход из папки в рабочее место - 'Esc'. Остальные функции канцелярии относятся к автоматической
междоменной связи и не рассматриваются в описании прилагаемом к
демо-версии. ОСОБЕННОСТИ ДЕМО-ВЕРСИИ. Демо-версия НЕ ПОДДЕРЖИВАЕТ следующие функции: - создание/удаление рабочих мест
- создание/удаление/модификация адресов и списков рассылки
- система паролей
- междоменная связь
В базе документов демо-версии может находиться не более 50
документов.
Главное меню демо-версии включает следующие пункты:
РАБОЧЕЕ МЕСТО СОТРУДНИКА. Этот пункт обеспечивает вход на
любое рабочее место. Нужно выбрать его в списке рабочих мест и
нажать 'Enter'.
КАНЦЕЛЯРИЯ. Это вход на рабочее место канцелярии.
ОЧИСТКА БАЗЫ. Удаление всех документов из базы.
ВЫХОД. Выход из демо-версии. Выход из рабочего места в меню - 'Esc'. В демо-версии реализованы следующие рабочие места: - Начальник
- Заместитель
- Управ. делами
- 11 -
- ВЦ
- Общий отдел
- Коммерческий отдел
При этом Начальнику подчиняются Заместитель и Управ. дела-
ми. Заместителю подчиняются ВЦ, Общий отдел и Коммерческий от-
дел.
Реализованы так же списки рассылки. Список "Все сотрудники"
содержит все рабочие места кроме начальника. Список "Все отделы"
содержит ВЦ, Общий отдел и Коммерческий отдел.
Имеются внешние адреса "Городская администрация" и "Адми-
нистрация президента". В заключение отметим, что рабочая версия системы поддержи-
вает все вышеупомянутые функции, отсутствующие в демо-версии. В
состав рабочей версии входят так же ежедневник, адресно-теле-
фонный справочник и блокнот. ОБ АВТОРАХ. Представленная система создана в ТОО "Интерсвязь" (г.Рос-
тов-на-Дону). Система работает под управлением объектно-ориен-
тированной, многоплатформенной (DOS, UNIX) СУБД RatBase создан-
ной в том же ТОО "Интерсвязь".
Авторы системы Акопянц А.Х. и Талалаев Д.Б. с которыми
можно связаться по телефону +7 (8632) 63-13-60 или по E-mail
cat@reliz.rostov-na-donu.su
Авторы будут благодарны за любые замечания и советы.
(
написано 24.01.1994,
опубликовано 24.05.2001)
|