От автоматизации делопроизводства – к электронному документообороту

Сейчас на фоне повсеместного внедрения компьютеров и систем связи в российских организациях, как коммерческих, так и государственных, идут массовые подвижки в сторону автоматизации работы с документами и перехода к электронному документообороту.

Свидетельством этого является бурный рост российского рынка систем управления документами, объем которого, как минимум, удвоился за последние два года.

Масла в огонь подливает бюджетное финансирование в рамках ФЦП ``Электронная Россия'' и аналогичных региональных программ.

Но ``электронный документооборот'' - это пока скорее лозунг, чем реальность. Внедрить его в одночасье невозможно, причем не столько из-за технологических, сколько из-за организационных проблем. К нему можно только прийти эволюционным путем.

Очевидно, что бумажные и электронные документы будут сосуществовать на равных еще как минимум, лет десять. И соответственно, используемые в организациях системы должны обеспечивать поддержку как электронного, так и традиционного бумажного документооборота, и процесс плавного перехода от одного к другому.

В этой статье мы рассмотрим логику этого движения и вытекающие из нее требования к системам работы с документами.

Классическое делопроизводство и его автоматизация

Организация государственного управления в России всегда было проблемой - огромная страна, высокая цена управленческих решений и громоздкий аппарат управления, состоящий из низкооплачиваемых чиновников, требовали создания некой СИСТЕМЫ, сводившей к минимуму последствия личной безответственности каждого конкретного чиновника.

И такая система была создана. Основывалась она на том, что функции содержательного исполнения документов и контроля были разделены. Контроль над движением и исполнением документов был возложен на специальных людей - делопроизводителей, которые документально фиксировали всю информацию о поступающих в организацию и исходящих документах, поручениях (резолюциях) по документам и их исполнении, а так же движение (передачу) документов внутри организации.

Т.е. передача документов от одного чиновника другому шла не непосредственно, а через делопроизводителей. И именно они контролировали сроки исполнения поручений, и представляли отчеты вышестоящему начальству.

Основы российской системы делопроизводства были заложены еще при Петре I, и доведена до совершенства она была уже в 30 годы ХХ века. Она повсеместно использовалась в СССР, и по наследству перешла не только в государственные, но и в частные российские организации.

Основными понятиями ее являются Регистрационная карточка (РК) документа, где фиксируются основные реквизиты документа и ход его исполнения, картотеки, объединяющие наборы карточек, и журналы передачи документов. При поступлении документа в организацию он регистрируется (т.е. на него заводится РК) и поступает на исполнение какому-либо должностному лицу.

В каждый момент времени должностное лицо может видеть - какие документы у него висят на исполнении, по каким, в свою очередь, есть его неисполненные поручения и др.

По исполнению документа (когда все поручения по нему выполнены), он, что называется, ``списывается в дело'', т.е. уходит из числа документов, находящихся на контроле, а его РК и сам документ помещаются в архив.

Жесткая формализация этой системы сделала возможным и относительно несложным ее автоматизацию - т.е. переход от бумажных РК, картотек и журналов к электронным.

Правда, ``честная'' поддержка этой схемы имела некоторые нюансы.

Нюансы эти связаны с разделением понятий ``должностное лицо'', от имени которых вводились документы и накладывались резолюции, и понятия ``пользователь'' (делопроизводитель), который собственно, выполняет работу в системе ``от имени'' некоторого количества должностных лиц. И необходимость тонкого управления правами в этой ситуации делала проблематичным непосредственное использование западных системы управления документами (даже если не учитывать их баснословную стоимость).

В результате в 90-тые годы прошлого века появилось довольно много российских систем разной степени сложности, обеспечивающих описанную выше функциональность - от простейших ``самописных'' картотек до достаточно развитых продуктов, близких к коробочным (Золушка, Дело-96, и др.), а так же целый комплекс надстроек над Lotus Notes.

Все они с той или иной степенью полноты обеспечивали процессы регистрации документов, учета резолюций, контроль исполнения, поиск документов по различным реквизитам, генерацию всякого рода отчетов и др. Наиболее продвинутые системы также позволяли организовывать учет движения бумажных документов.

Т.е. ``классические'' системы автоматизации делопроизводства предназначаются для поддержки деятельности делопроизводственного персонала, а не должностных лиц, и обеспечивают работу с РК документов, а не с самими документами.

И надо сказать, что эта функциональность сохраняет актуальность и на сегодняшний день, и еще долго будет актуальна.

Работа со связанными документами

(можно вставкой)

Отдельно хотелось бы остановиться на такой функциональности, как поддержка связанных документов.

Любой документ в процессе своего существования проходит ряд этапов

- создание документа (часто требующее согласованной работы ряда исполнителей)

- исполнение документа (часто связанное с его перемещением его между значительным количеством исполнителей - персон, подразделений и организаций)

- передача документа в архив и архивное хранение

При этот все этапы жизненного цикла документа также могут сопровождаться созданием значительного количества вспомогательных документов. И работа с конкретным документом ВСЕГДА идет во исполнение какого-либо другого документа.

Поэтому в процессе повседневной работы с документами в различных организациях образуется огромная сеть взаимосвязанных документов разного статуса и состояния, сеть, пересекающая границы конкретных организаций и даже национальные границы.

И в процессе контроля исполнения, и при разнообразных проверках часто бывает необходимо разобраться во взаимосвязи документов.

Поэтому поддержка связей между документами и возможность наглядной визуализации этих связей (в виде деревьев) является существенным требованием к системе.

Наиболее развитые современные системы позволяют поддерживать не только связи, естественным образом возникающих в процессе исполнения документов, но и устанавливать произвольные связи, причем не только с документами. также хранящимися в системе, но и с внешними документами - в частности, с документами, доступными в Интернет, с внешними файлами и даже с документами (правовыми актами), хранящимися в распространенных правовых системах (Гаранте, Кодекс и др.).

Бумажно-электронный документооборот

На самом деле систем, предназначенных только для делопроизводителей, в чистом виде никогда не было. Потому что возможность быстрого и удобного просмотра картотек и получения отчетов о ходе исполнения поручений сразу была востребована начальниками (должностными лицами), у которых на столах компьютеры появились еще раньше, чем у делопроизводителей.

Более того, особо продвинутым должностным лицам оказалось удобно и поручения (резолюции) давать и утверждать, не выходя из системы. И это было уже зачатками системы электронного документооборота.

Далее развитие шло в направлении все большего вовлечения должностных лиц, которым было удобно также прямо в системе видеть свои входящие документы (поручения), и рапортовать об исполнении резолюций. И в какой-то момент, когда системы охватили критическую массу сотрудников, появилась осознанная потребность в поддержке работы не только с РК документов, но и с самими документами (файлами), которые часто гораздо удобнее просматривать на экране, чем ждать, пока их принесут или скопируют.

Кроме того, учитывая, что работать с регистрационными карточками значительно удобнее, чем с файлами документов (их легко искать, по ним можно формировать отчеты и др.), возникает желание расширить состав реквизитов РК, включив в них атрибуты, характерные для специфических типов документов. Причем для разных типов документов эти атрибуты должны быть разными.

Ну и конечно, появляется потребность поиска документов не только по реквизитам РК, но и по содержимому файлов (если они текстовые, конечно).

На языке требований к системе это означает, что система должна обеспечивать

• поддержку работы не только делопроизводителей, но и должностных лиц
• и возможность прикрепления к регистрационным карточкам самих файлов документов
• возможность расширения состава РК для специальных типов документов
• возможность поиска по прикрепленным файлам документов

Далее встает вопрос - где брать эти самые файлы документов. Для документов, которые создаются внутри организации (внутренние) - это понятно. Документы, как правило, изначально создаются в виде файлов, и прикрепляются к РК при регистрации.

А вот для документов входящих получение их в виде файлов - гораздо менее тривиальная задача. И тут имеется два подхода.

1. Документы можно пытаться получать в виде файлов непосредственно от отправителей

2. Документы можно сканировать на входе, а дальше работать с их электронными образами.

Первый подход применим, когда между двумя организациями имеется достаточно плотный поток документов, и когда вообще об этом можно договориться. Чаще всего это применяется для документооборота между головной организацией и ее удаленными подразделениями или нижестоящими организациями. В этом случае по оговоренному протоколу (обычно по электронной почте) пересылаются как регистрационная карточка документа (дабы упростить его регистрацию как входящего), так и сам файл документа. Для надежности документ и его РК часто шифруется и/или подписывается ЭЦП. А бумажный оригинал отправляют вдогонку ``тихим ходом''.

И в результате сложился класс технологий, которые можно назвать ``бумажно-электронными'', когда практически вся работа идет с файлами документов в рамках некой автоматизированной системы,

Бумажных документы в такой технологии зачастую сканируют сразу при регистрации, и дальше работают с электронной версией (в виде файла изображения - распознавать его до текста, как правило, необходимости не возникает). Сам оригинал при этом, как правило, сразу помещается в архив и больше не используется.

Внедрение такой технологии позволяет

• ускорить движение документов по организации;
• гарантировать своевременное рассмотрение документов;
• обеспечить эффективный контроль исполнения документов и принятия управленческих решений;
• повысить эффективности работы как отдельных чиновников, так и организации в целом;
• снизить издержки на размножение, передачу и хранение множества копий бумажных документов;
• При принятии решений повысить их обоснованность и качество за счет предоставления исполнителю максимально полной документационной базы.

Но бумажные оригиналы в такой технологии продолжают существовать - они по прежнему распечатываются, подписываются, путешествуют по почте, занимают место и потребляют ресурсы.

Поточное сканирование

(можно вставкой)

При большем потоке регистрируемых документов, а особенно - при переводе архивов в цифровой вид, задача сканирования и связывания файлов становится очень нетривиальной, и требует специальных технологий - так называемого поточного сканирования.

Для этого требуется как специальное аппаратное обеспечение (сканеры с возможностью распознавания штрих-кодов и сканирующие ручки), так и программная поддержка со стороны используемой системы автоматизации.

Скажем, использование сканирующей ручки позволяет значительно облегчить ввод реквизитов РК - при вводе очередного реквизита выполняется сканирование ручкой и распознавание (OCR) соответствующего фрагмента бумажного документа, и полученный текст автоматически вводится в поле.

А для того, чтобы не перепутать - какие файлы, полученные в результате сканирования, должны быть связаны с какими РК (документами) используются промышленные документарные сканеры с возможностью распознавания штрих-кодов.

При регистрации документа на нем надпечатывается штрих-код, и при последующем сканировании с помощью такого сканера система оказывается в состоянии автоматически связать файл документа с его регистрационной карточкой.

Электронный документооборот

Но в ситуации, когда рабочие места всех сотрудников уже автоматизированы, возникает естественное желание отказаться от бумажных оригиналов вообще - по крайней мере, для тех документов, которые рождаются в организации и в ней же умирают (внутренних документов), а так же, по возможности, и для входящих и исходящих документов.

Но тут возникает целый пласт как технологических вопросов (защита информации), так и юридических (юридическая сила и доказательность электронных документов).

Впрочем, технологии, позволяющие с очень высокой достоверностью заменить собственноручную подпись на бумажном оригинале цифровой подписью под электронным документом (ЭЦП), давно известны и активно используются в деловой практике.

Юридическая база для использования электронных документов также существует достаточно давно. Закон об электронно-цифровой подписи был принят два года назад, но и до этого использование электронных документов, подписанных ЭЦП, было возможно в рамках корпоративных систем - при наличии взаимных договором или ведомственных инструкций.

Впрочем, более детально о правовой ситуации мы поговорим дальше.

А здесь надо отметить еще один момент. Дело в том, что с точки зрения классического делопроизводства документ ``появляется на свет'' в тот момент, когда он регистрируется. Но существует широкий класс процессов работы с документами, который также влечет юридические последствия, и при этом проходит ``мимо'' классического делопроизводства.

Это процессы подготовки документов. Скажем, визирование и подписание договоров. И если мы планируем, например, работать с электронными договорами, не имеющим бумажного оригинала, то соответственно, система должна обеспечивать процессы его ``электронного'' визирования и подписания всеми необходимыми по регламенту должностными лицами.

Таким образом, система электронного документооборота должна обеспечивать

• хранение в системе и пересылку файлов документов, подписанных ЭЦП
• наличие у должностных лиц индивидуальных ключей (электронных подписей)
• подготовку электронных документов, включающую необходимые процедуры ``электронного'' визирования и подписания

Технологические аспекты (как это выглядит)

(можно вставкой)

Как известно, технология ЭЦП основана на том, что для каждого подписывающего лица создается два ключа (длинных числа) - секретный ключ, который есть только у владельца подписи, и открытый ключ, который доступен всем.

Процесс подписания документа (генерации ЭЦП) заключается в вычислении некоторого длинного числа (подписи) на основании содержимого подписываемого файла и секретного ключа.

При этом эта пара (открытый/секретный ключ) ключей обладает таким свойством, что с помощью открытого ключа можно проверить правильность подписи, но практически невозможно узнать секретный ключ.

Для подписания документов и проверки подписи должно использоваться специальное программное обеспечение (криптомодули). На рынке имеется целый ряд криптомодулей от различных компаний. Наиболее массово в России сейчас используются модули компании ``КриптоПро''.

Соответственно, для того, чтобы система на базе ЭЦП функционировала, должно быть обеспечены

• для владельцев подписей - возможность подписания документов
• для всех сотрудников - возможность проверки правильности подписи

В ситуации массового использования ЭЦП в организации (когда подписи имеются у множества должностных лиц) возникает вопрос организации достаточно удобной и безопасной работы с секретными ключами.

Один из подходов здесь - это хранение ключей на отдельном физическом носителе - USB-брелке или таблетке touch-memory (типа тех, которые сейчас повсеместно используются для домофонов в подъездах).

В этой технологии должностному лицу, имеющему право подписи, просто выдается брелок, и на его компьютер устанавливается считыватель, подключенный к USB-порту. Процесс подписания документа заключается в поднесении таблетки (или вставке брелка в разъем) и возможно, вводе подтверждающего PIN-кода.

Отдельный класс вопросов возникает с генерацией секретных ключей, отзывом их в ситуации, когда брелок утерян, и организацией поддержкой списков выданных ключей, позволяющих проверить принадлежность подписи конкретному должностному лицу.

Реализацию этой функциональности частично или полностью может брать на себя сама система документооборота (как это происходит в случае системы Дело, включающей свой собственный центр управления ключами), либо могут использоваться отдельная система класса PKI, взаимодействующая с системой документооборота на уровне программных интерфейсов (как это происходит для систем на базе Lotus Notes).

Правовые аспекты электронного документооборота

(можно вставкой)

Базовой правовой основной для электронного документооборота является Гражданский кодекс, в котором признаются ``аналоги собственноручной подписи'', имеющие юридическую силу, если участники документооборота об этом договорились (при наличии соглашения сторон).

И системы, использующие ЭЦП как аналог подписи в соответствии с ГК на основании соглашения сторон о признании электронной подписи, используются уже очень давно. К ним относятся, в частности, системы Банк-клиент. Все наши электронные биржи и торговые площадки и др.

Правомочность использования электронной подписи может быть также введена ведомственным распоряжением - именно так, например, поступил Банк России, обменивающийся электронными документами не только между своими подразделениями, но и с коммерческими банками, находящимися с сфере его регулирования. Так же поступает министерство по налогам и сборам, разрешая организациям сдавать отчетность в электронной форме.

Но, как известно, более двух лет назад, в январе 2002 года, президентом был подписан Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи''. Казалось бы, это должно было кардинально изменить правовую ситуацию, окончательно уравняв ЭЦП с собственноручной подписью, и позволить обмен юридически значимыми электронными документами между неограниченным кругом лиц.

Но, к сожалению, закон об ЭЦП до сих пор не заработал. Дело в том, что подпись ``в законе'' должна выдаваться специальными организациями - Удостоверяющим центрами, имеющими соответствующую лицензию.

Но ни одного лицензированного удостоверяющего центра сейчас нет. Более того, до сих пор не определено - какое именно ведомство должно их лицензировать.

Но это совершенно не мешает использовать ЭЦП в так называемых замкнутых, или корпоративных системах, где участники документооборота действуют на основании соглашений или ведомственных распоряжений. И уж совсем никаких проблем нет с использованием внутреннего электронного документооборота.

И в новой редакции Арбитражного кодекса, приятого в конце 2002 года, суды обязывают принимать электронные аналоги собственноручной подписи наравне с другими доказательствами. Для практики использования ЭЦП это - ключевой момент, который значит, пожалуй, больше, чем Закон.

Заключение

Сейчас мы находимся в самом начале ``электронизации'' документооборота. Ряд организаций пока робко, но начинает переходить на внутренний электронный документооборот. В ведомственных системах уже имеются примеры достаточно массовых экспериментов (прием налоговой в электронном виде) и промышленного использования (Банк России) систем ЭД.

По моим ощущениям, в течение двух-трех лет барьер будет прорван, и с появлением настоящих лицензированных удостоверяющих центров эти внутренние и ведомственные системы начнут лавинообразно ``слипаться'', переходя на межкорпоративный электронный документооборот.

И здесь в полный рост встанут проблемы совместимости используемых систем, массовых инфраструктур для гарантированной и конфиденциальной доставки документов и др. Но это уже будет совсем другая история...